Varje framgångsrikt företag använder Customer Relationship Management, oftare kallat CRM. Ett effektivt CRM-system kan vara ett fantastiskt verktyg att öka produktiviteten och förmågan att hantera företagets kundrelationer.

Men om de data som samlats in i ditt företags CRM-system inte används optimalt kan det visa sig vara en kostsam och ineffektiv lösning.

Förlorade affärsmöjligheter p.g.a. ineffektiv CRM-datahantering kan kosta företag betydande belopp. Enligt IBM Big Data & Analytics Hub kostar dåliga data, amerikanska företag 3,1 biljoner dollar per år!

CRM-datahantering är därför avgörande för ett företags framgång, både på kort sikt och för långsiktigt hållbar tillväxt.

För många företag strömmar leads och uppgifter kontinuerligt in från flera källor till företagets CRM- system. Affärsutvecklingsteam lägger till kontakter i databasen, säljare lägger till information när de kvalificerar till leads, marknadsföringsteam lägger till och redigerar data, och kunder skickar ibland in information via företagets hemsida.

Men att ha ett CRM-system som är ostädat med onödig, dubblerad eller saknad information, fel eller felaktig formatering kan problem under hela kundlivscykeln. Det kan betyda att säljare måste spendera alldeles för mycket tid på att söka igenom data än att faktiskt kunna fokusera på försäljning. Så om man inte löpande underhåller och städar sitt CRM-system så resulterar detta över tid i lägre försäljning  och sämre leverans. Det kan också snabbt få en negativ påverka på företagets kanalstrategi att nå sina kunder om kundregistret är inaktuellt eller saknar information.

Om du inte städat ditt CRM system tidigare så är just nu när du läser detta det näst bästa tillfället att göra en städning av ditt CRM-system!

Men du kanske undrar hur du skall städa CRM-datan. Var ska du börja? Vilka är de bästa metoderna när det gäller städning av kunddata? I den här artikeln går vi igenom just det.

Genom att systematiskt  städa CRM-systemet kommer du garanterat att öka produktiviteten och skapa bättre förutsättningar för att nå era försäljningsmål och få nöjdare kunder.

Så låt oss gå igenom en checklista för att städa upp ditt CRM-system.

1. Hitta dubbletter

Dubblerade data kan komma in på olika sätt. Oavsett om flera teammedlemmar anger samma information på olika dagar eller om en kund skickar information mer än en gång. Enligt en studie av Forbes Insights i samarbete med Pitney Bowes samlar företag upp till 30% dubblettdata varje år i sina CRM om uppgifterna inte hanteras ordentligt.

Så att hitta dina dubblerade data är ett viktigt första steg för att städa upp din CRM för försäljning. Detta kan göras manuellt eller semi-automatiskt som i vissa CRM, som har en funktion för att identifiera dubletter. Det finns också sätt att automatisera detta, vilket vi kommer att gå in på senare i den här artikeln.

2. Rensa dubbletter

När du har filtrerat bort dubblettdata och kundposter kan du börja att rensa all dubblerad data. I grund och botten är vad som behöver göras att slå samman alla förekomster av dubbletter till en tydlig, komplett datapost. Om du gör detta manuellt, se till att återstående dubbletter raderas när du har en post eller datauppsättning som du använder.

3. Blockera dubbletter vid inmatningen

När du har rensat upp dubblettdata i ditt CRM är det extremt viktigt att göra vad du kan för vidmakthålla det framåt. Vissa CRM-system har en inbyggd funktion som kan blockera dubbletter vid inmatningen. Det finns också tillgängliga program, som tex RingLead Prevent som kan integreras med CRM-systemet och som blockera dubbletter från manuell inmatning, webbformulär och uppladdningar av listor. På det sättet varnas användarna när de försöker skriva in en dubblettpostpost.

4. Standardisera data

När du har rensat bort dubblerad data och du bara har kvar den data du vill behålla är det viktigt att standardisera data genom enhetliga av namnkonventioner. Och behåll dessa konventioner framåt. Det kommer att hålla alla dina data enhetliga, förbättra filtreringsfunktionerna och inte riskera att förvränga försäljningsrapporter baserat på olika benämningar av data

Till exempel att ställa in “SWE” som standardiserad namngivningskonvention mot att ha dataposter där vissa säger “SWE” medan andra säger “Sweden” eller “Sverige”. Detta kan göras manuellt eller kan automatiseras beroende på ditt CRM-system.

5. Identifiera saknade data

En annan viktig aspekt av städning av ditt CRM-system är att identifiera var data saknas. För att ditt CRM-system ska vara effektiv måste kundregister med tillhörande data vara komplett. Så identifiera kunddata där kontaktinformation, geografisk information och andra nödvändiga uppgifter saknas så att du kan förbereda dig på att komplettera och uppdatera dessa dataposter.

6. Komplettera saknade data

När du har identifierat var det saknas data i ditt CRM-system så  är det viktigt att försöka uppdatera saknade data så mycketsom möjligt. Ta dig också tid under den här tiden för att försöka berika kundregistret med mer information om kundens företag eller bransch. Vissadata kan vara uppgifter som du kan ta fram utan hjälp från kundansvarig, medan vissa faller på axlarna hos en säljare.

Ju mer komplett bild du har (och underhåller) av dina kunder och leads i din CRM, desto mer kundorienterad och effektiv kan dina organisation vara. Du kommer också att se en högre nivå av kundengagemang på grund av din organisations förmåga att anpassa marknadsföring, försäljning och leverans.

7. Rensa ”gammal” data

En annan typ data som kan tynga ner din CRM är ”gamla” data. Detta skulle t ex kunna vara kund eller leads som är inaktuella, föråldrade eller ej aktiva i ditt system. Om det finns poster i ditt CRM som inte har varit aktiva på länge, har status som ”kontakta inte” eller har avslutat prenumerationen, inte svarar på utskick, etc, filtrera bort dessa och markera dessa för att raderas eller tas om hand. Detta är också ett utmärkt tillfälle för säljare att identifiera nya försäljningsmöjligheter inom befintliga lead eller kundregister som kan ha glömts bort.

Att bli av med gammal data och rensa bort onödiga poster bidrar till att ditt säljteam fokuserar på de kunder och framtidsutsikter som är aktuella och viktigast.

Underhåll CRM-systemet!

Det är en fantastisk känsla när du omvandlat en ostrukturerat och inaktuellt CRM-system till ett rent, organiserat system som ger din organisation bästa förutsättningar att  fungera optimalt. Men det är viktigt att förstå att även när du har gjort ett grundligt jobb med att städa i ditt CRM, så är det inte klart. Utan bra rutiner för och städning och underhåll kan du snabbt vara tillbaka på ruta ett där du började.

Det finns några viktiga rutiner som du behöver använda och underhålla för att hjälpa dig att hålla CRM-systemet välskött.

En checklista för hur CRM-data ska hållas rena:

1. Begränsa användningen av fria formulärfält

Att ha för många möjligheter för fritt formulerad text och anteckningar ökar möjligheten att information utelämnas eller försvinner in till ditt CRM-system. Använd fördefinierade fält så mycket som möjligt och lämna textfälten i fritt format endast för viktiga anteckningar om kundinteraktioner etc.

2. Har obligatoriska fält för alla kritiska delar av kunddata

Att ha obligatoriska fält säkerställer att när ny kund- eller leads läggs till kommer all viktig information att inkluderas och minskar förekomsten av saknad information.

3. Standardisera fält och namnkonventioner på förhand

Standardisering av dina datafält och implementering av standardiserade namnkonventioner hjälper dig att hålla dina data enhetliga, undviker dubbletter och svårförståelig rapportering och analys. När du väl har fastställt dina inställda namnkonventioner och dataregler är det lika viktigt att se till att alla användare som använder CRM förstår dem också. Dokumentera dina riktlinjer så att alla har tillgång till dem för att referera efter behov.

4. Blockera duplikerade data vid ingångspunkten

Använd funktioner för att eliminera att nya dubbletter som kommer in i systemet när du tar in nya data. Oavsett om detta görs med en inbyggd inställning i ditt CRM eller genom att använda ett tredjeparts automatiseringsverktyg för datahantering så kommer detta att spara mycket tid vid datasanering i framtiden.

5. Begränsa antalet användare med fullständiga administrativa rättigheter till ditt CRM

Att behålla antalet administratörer med full åtkomst till endast de som absolut behöver det hjälper till att vidmakthålla dina rutiner. Det kommer också att eliminera chansen för en oerfaren användare att av misstag stänga av en viktig dubblettkontroll eller annan datahanteringsfunktion.

6. Ställ in ett underhållsschema

Att skapa ett regelbundet underhållsschema är nyckeln till att hålla dina data välunderhållna framåt. Det rekommenderas ofta att göra datarengöring en gång i månaden. Du bör också leta efter programuppdateringar till ditt CRM flera gånger per år.

Automatisera din CRM städning

Som du nu säkert inser är det viktigt att städa ditt företags CRM-system. Att ta sig tid att göra detta regelbundet kan ha en enorm, positiv inverkan på effektiviteten i din organisation. Naturligtvis kan städning av kunddata göras effektivt manuellt. Men det kan bli övermäktigt och tidskrävande om du har en stor mängd data i din CRM och / eller om data inte har rensats på ett tag.

I stället för att försöka göra all datarengöring manuellt finns det automatiseringsverktyg tillgängliga för att göra processen att städa upp ditt CRM-system mycket snabbare och mer rutinmässig. Processerna för att identifiera och slå samman dubbletter, hitta saknade data, organisera data, berika data och standardisera namngivningskonventioner kan alla automatiseras.

Många av dessa automatiseringsverktyg kan också hjälpa till att säkerställa att dina CRM-data är korrekta. Du kan vara säker på att du har rätt e-postadresser och kontaktinformation, de senaste enskilda företagsuppgifterna etc.

Några exempel på automatiseringsverktyg:

  • RingLead
  • Insycle
  • Data.com
  • Data Ladder
  • Synkronisera från Vainu

Avslutningsvis

Ta dig tid att undersöka och investera i ett automatiseringsverktyg för datunderhåll i ditt system när du först städat dina data. Hitta det verktyg som passar bäst för dina behov och ditt företag. Detta kommer inte bara hjälpa till att minimera den tid det tar att få allt städat ordentligt utan också hjälpa dig att hålla det så konsekvent när du går framåt.

Ditt företags säljare är bara lika bra som den data och information de har att arbeta med. Det är därför det är så viktigt att städa dina CRM-data och, ännu viktigare, implementera arbetssätt för att hålla dem uppdaterade framåt. Förhoppningsvis har du, efter att ha gått igenom denna checklista, en tydligare uppfattning om vilka åtgärder du ska följa och vad du ska göra när du och ditt företag går vidare. Oavsett om det görs manuellt eller med hjälp av automatiseringsverktyg.

Standardiserade arbetssätt, liksom upprätthållande av en regelbunden datastädning och underhållsschema, hjälper ditt företag att hålla tydlig, komplett och korrekt kundinformation. Detta  kommer också att säkerställa att din försäljnings-, marknadsförings- och support-organisation effektivt kan använda ditt företags kunddata och prioritera rätt och arbeta med hög effektivitet.