RACI modellen kan enkelt beskrivas som ett verktyg för att identifiera och fördela roller och ansvar i projekt. RACI är en förkortning för Responsible, Accountable, Consulted och Informed.
Flertalet studier har påvisat att en tydlig fördelning av roller och ansvar medför signifikanta förbättringar av projekts framgång. Genom att använda RACI modellen kan sådan förbättringar uppnås genom att tydliggöra vem som är huvudansvarig, vem som är projektägare, vem som bör konsulteras och vem som bör informeras.
Fyra roller som ingår i RACI-modellen
- Responsible: Uppgifters huvudansvariga i projektet. En eller flera individer som utför en uppgift och som ser till att uppsatta mål uppnås
- Accountable: Projektägaren har som ansvar att avgöra när en uppgift är klar. Vidare skall projektägaren även godkänna eller ej godkänna beslut. Ett framgångsrikt projekt förutsätter att det endast finns en projektägare
- Consulted: Individer som bör konsulteras innan projektet kan färdigställas. Dessa är ofta experter/specialister
- Informed: Individer som bör informeras om beslut och framsteg i projektet. Dessa behöver dock inte konsulteras
RACI-matrisen beskrivs ofta i en matris där varje uppgift, milstolpe eller beslut som ingår i projektet läggs in.
| Step | Activity | Project Sponsor |
Project Manager |
Business Analyst |
Technical Architect |
Application Developers |
| 1 | Task 1 | C | A/R | C | I | I |
| 2 | Task 2 | A | I | R | C | I |
| 3 | Task 3 | A | I | R | C | I |
| 4 | Task 4 | C | A | I | R | I |
RACI-matrisen, steg för steg
- Identifiera alla uppgifter som ska genomföras för att slutföra projektet och ange dem på vänster sida av RACI matrisen
- Identifiera alla projektroller och lista dem överst i RACI-matrisen
- Fyll i i matrisen genom att fastställa vem som är huvudansvarig och projektägare samt vem som bör konsulteras och vem som bör informeras för varje uppgift
- Se till att varje uppgift har åtminstone en huvudansvarig
- Ingen uppgift kan ha mer än en projektägare
- Diskutera RACI-matrisen med alla berörda och säkerställ samsyn innan projektet påbörjas
Fördelar
Genom att använda RACI-matrisen uppnås fördelar i form av framförallt tids- och kostnadsbesparingar. Med hjälp av RACI-matrisen kartläggs samtliga arbetsuppgifter, milstolpar och delmål i ett projekt. En av de fyra rollerna tilldelas sedan ansvaret över dessa.
Vid uppföljningar uppnås tidsbesparingar då rätt personer närvarar vid möten baserat på deras roll i projektet.
Genom att fördela ansvaret bland projektmedlemmarna kan man på ett överskådligt och enkelt sätt förse anställda med lämplig utbildning med hänsyn till deras ansvar och arbetsuppgifter i projektet. Utbildningarna kan vara tidskrävande och kostsamma därför gäller det att rätt person får rätt utbildning och att utbildningen anpassas till ändamålet. Detta skapar i sin tur mervärde för företaget samtidigt som de anställdas kompetens kan tillvaratas.
En annan fördel som RACI- matrisen gett upphov till är att fler medarbetare känner sig engagerade i sina roller samtidigt som de upplever en minskad stress. Detta är ett resultat av en tydlig arbets- och ansvarsfördelning. Det är viktigt att samtliga projektmedlemmar känner till sina roller i ett projekt och vad de ansvarar över för att förebygga förvirring och optimera prestationsförmågan.