Att använda BankID och andra eID-lösningar tillsammans med Zoho Sign ger både dig och dina kunder en högre juridisk säkerhet och trygghet i signeringsprocessen. Zoho Sign stöder kvalificerade elektroniska underskrifter (QES) via European Union eID, vilket innebär att du kan använda ett godkänt eID från valfritt EU/EES-land med full juridisk giltighet enligt EU:s regelverk1.
Här går vi igenom hur du förbereder din miljö, signerar själv, samt hur du kan kräva att mottagare använder en digital identitet som BankID när de signerar dina dokument.
Vad är eID och EU:s eIDAS-förordning?
eID står för elektronisk identitet och innebär att du identifierar dig digitalt på ett säkert sätt. I Sverige används BankID som standard, men varje EU-land har sina egna eID-lösningar.
För att dessa olika eID ska fungera gränsöverskridande finns eIDAS-förordningen (EU 910/2014), som sätter gemensamma regler för elektroniska signaturer, elektroniska stämplar och identifieringar inom EU. Det betyder att en elektronisk underskrift som gjorts med ett godkänt eID, till exempel BankID i Sverige eller Itsme i Belgien, är juridiskt giltig i hela EU/EES.
Genom att aktivera QES via European Union eID i Zoho Sign kan du dra nytta av dessa standarder och använda din nationella eID-lösning för en kvalificerad elektronisk underskrift (QES), vilket ger den högsta juridiska säkerheten.
Faktaruta: eIDAS-förordningens regler om AES och QES
🔹 Artikel 3 – Definitioner
-
Avancerad elektronisk underskrift (AES): elektronisk underskrift med hög säkerhet, kopplad till undertecknaren, skyddad mot manipulation.
-
Kvalificerad elektronisk underskrift (QES): en avancerad underskrift som använder kvalificerad signaturutrustning och ett kvalificerat certifikat.
🔹 Artikel 25 – Rättsverkan
-
Elektroniska underskrifter får inte nekas rättslig verkan bara för att de är elektroniska.
-
En QES ska alltid anses likvärdig en handskriven underskrift.
🔹 Artikel 26 – Krav för AES
-
Unikt kopplad till undertecknaren
-
Identifierar undertecknaren
-
Skapad med medel som endast undertecknaren kontrollerar
-
Skyddar mot manipulation av innehållet
Förberedelser
Innan du börjar signera med BankID eller annat EU-godkänt eID behöver du aktivera stödet för kvalificerade elektroniska underskrifter i Zoho Sign:
✅ Gå till Inställningar > Integrationer i menyn till vänster.
✅ Slå på alternativet QES via European Union eID. Detta gör att du kan använda alla eID-lösningar som är anslutna till EU:s eIDAS-nätverk, inklusive BankID i Sverige.
👉 Observera att detta endast kan göras av administratörer i din Zoho Sign-organisation.
Du behöver också säkerställa att du har tillräckligt med Zoho Sign-krediter:
✅ Gå till Inställningar > Admin prenumerationsdetaljer och köp det antal krediter du behöver.
Signera ett dokument själv
Att signera ett dokument i Zoho Sign är enkelt:
1️⃣ Logga in på ditt Zoho Sign-konto.
2️⃣ Navigera till Signera själv på din instrumentpanel.
3️⃣ Ladda upp dokumentet du vill signera, eller importera det från en molntjänst.
4️⃣ Klicka på Fortsätt.
5️⃣ Förhandsgranska dokumentet och dra in ditt signaturfält. Har du inte skapat en signatur tidigare hjälper Zoho Sign dig att göra det – du kan skriva, rita eller ladda upp din signatur.
6️⃣ Klicka på Slutför för att färdigställa. Om du behöver skicka dokumentet vidare, fyll bara i mottagarens e-postadress så går det att skicka direkt från Zoho Sign.
Skicka för signering
Att skicka ett dokument för signering till någon annan i Zoho Sign går också smidigt:
1️⃣ Logga in på ditt Zoho Sign-konto.
2️⃣ Navigera till Skicka för signering på din instrumentpanel.
3️⃣ Ladda upp dokumentet du vill få signerat, eller importera det från en molntjänst.
4️⃣ Lägg till mottagarens namn och e-postadress. Om fler personer ska signera, kan du lägga till ytterligare mottagare här.
5️⃣ Klicka på Fortsätt.
6️⃣ Förhandsgranska dokumentet och dra in de signaturfält och andra fält som mottagarna behöver fylla i.
7️⃣ Klicka på Skicka när allt är klart. Zoho Sign skickar automatiskt en signeringsinbjudan till mottagarna via e-post.
Signera ett dokument med QES via European Union eID (t.ex. BankID)
När du eller din mottagare ska signera med BankID eller annat EU eID sker processen ungefär som vanligt, men med ett extra steg i slutet:
✅ Välj EU eID i rullgardinsmenyn Sign via efter att du godkänt villkoren och fyllt i alla fält.
✅ Klicka på Fortsätt i bekräftelserutan – du omdirigeras då till tredje partens (t.ex. BankID:s) webbplats.
✅ Välj ditt land och vilken eID-metod du vill använda, till exempel BankID i Sverige eller en annan godkänd EU eID-lösning.
✅ Följ anvisningarna på skärmen för att slutföra signeringen.
Tvinga användning av digitala signaturer för mottagare
Vill du att dina mottagare måste använda BankID eller annan digital identitet? Det kan du ställa in:
✅ Gå till Inställningar > Integrationer och slå på önskad digital signaturleverantör.
✅ Från Zoho Sign-instrumentpanelen, klicka på Skicka för signering.
✅ Ladda upp dokumentet, lägg till mottagaruppgifter och klicka på Anpassa vid respektive mottagare.
✅ Under Digitala signaturleverantörer, välj Valda leverantörer.
✅ Markera de leverantörer du vill tillåta (t.ex. BankID) och spara.
✅ Slutför sedan som vanligt genom att lägga in dokumentfält och skicka dokumentet.
Är underskriften ogiltig utan eID?
Nej, en underskrift är inte automatiskt ogiltig bara för att den inte sker via eID. En avancerad elektronisk underskrift (AES) som skapas direkt i Zoho Sign utan BankID är i de flesta fall juridiskt giltig, men ger inte samma starka bevisvärde som en kvalificerad elektronisk underskrift (QES) med eID.
✅ AES (utan eID) → juridiskt giltig i många sammanhang
✅ QES (med eID) → högsta bevisvärde, likställs med handskriven signatur enligt eIDAS
Zoho Sign tillsammans med European Union eID gör det alltså möjligt att signera dokument på ett lagligt, säkert och användarvänligt sätt över hela EU/EES. Med dessa steg kan du snabbt komma igång och både själv signera och säkerställa att dina kunder använder rätt typ av elektronisk identifiering.
👉 Vill du ha fler tips om Zoho Sign, eID eller digital signering? Hör av dig, så hjälper vi dig gärna vidare!
Fotnot
-
Källa: Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av den 23 juli 2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden (eIDAS-förordningen), särskilt artikel 3, artikel 25 och artikel 26. Tillgänglig via EUR-Lex. ↩
Friskrivning:
Detta blogginlägg är endast avsett som en övergripande introduktion och orientering kring elektroniska underskrifter, eID och Zoho Sign. Innehållet utgör inte juridisk rådgivning. Du bör alltid rådfråga kvalificerad juridisk expertis innan du fattar beslut som rör juridiska eller avtalsmässiga konsekvenser av elektroniska signaturer.